التعريف العام
- يُعرف نظام المشتريات والمستودعات بأنه مجموعة القواعد والقوانين والضوابط التي تنظم عملية شراء البضائع والمواد التي تتعامل بها المنشأة وتخزينها والمحافظة عليها وصرفها حسب الأصول .
- يشتمل الدليل على جميع المسائل التي تشكل الإطار العام لنظام المشتريات والمستودعات والتي يمكن البناء عليها لتناسب المنشأة مما يمكن المسؤول من المقارنة والقياس ( Benchmarking ) عند إعداد النظام.
- يقع الدليل في ( 130) صفحة من الحجم العادي (A4).
نموذج
المحتويات
الباب الأول : نظام المشتريات
- القسم الأول : السياسات والإجراءات العامة
- الفصل الأول : أهداف وصيانة وتحديث الدليل
- تعريفات عامة
- أهداف الدليل
- تعديل وتحديث الدليل
- الفصل الثاني : أهداف ومسؤوليات ونطاق عمل وعلاقات وحدة المشتريات
- تعريف وحدة المشتريات
- أهداف وحدة المشتريات
- الضوابط العامة لأعمال وحدة المشتريات
- نطاق عمل وحدة المشتريات
- مهام وواجبات مسؤول المشتريات
- الصلاحيات في نطاق المشتريات
- الهيكل التنظيمي لوحدة المشتريات
- الفصل الثالث : التخطيط للمشتريات /طلبات / أوامر المشتريات PR & PO Process & Planning
- التخطيط للمشتريات
- أنواع طلبات الشراء
- أنواع المشتريات
- خطوات إعداد طلبات الشراء
- اعتماد وإلغاء طلبات الشراء
- خرائط إجراءات طلبات الشراء PR Flow Chart
- خرائط إجراءات إستدراج العروض Proposal Request Flow Chart
- ضوابط طلبات الشراء المستعجلة
- خرائط إجراءات طلبات الشراء المستعجلة Urgent PR Flow Chart
- ضوابط العهدة النقدية ( النثرية
- خرائط إجراءات العهدة النقدية Pity Cash Loan Process
- الفصل الرابع : الضوابط العامة لأوامر الشراء
- إعداد أوامر الشراء
- خرائط إجراءات أمر الشراء Flow Chart PO Process
- إعتماد وإرسال أوامر الشراء
- إلغاء أو تعديل أوامر الشراء
- الفصل الخامس : الضوابط العامة لإستدراج عروض الأسعار والمناقصات
- عروض الأسعار
- السياسات العامة للمناقصات
- الفصل السادس : الضوابط العامة لتأهيل وإختيار الموردين
- السياسات العامة للتعامل مع الموردين
- المفاضلة بين أساليب الشراء
- التعاقد مع الموردين
- الفصل السابع : التعريف بأساليب الشراء وضوابط المرتجعات
- شراء الكميات اللازمة كاملة مرة واحدة
- شراء الكميات اللازمة أكثر من مرة واحدة
- التعاقد على توفير الكميات المناسبة
- مرتجعات المشتريات ( الإعتراض والرفض على المواد الموردة )
- القسم الثاني : نماذج العمل
- نموذج طلب الشراء Purchasing Request Form ( PR )
- نموذج / طلب عرض أسعار
- نموذج / أمر شراء Purchasing Order ( PO )
- نموذج / قائمة الموردين المعتمدين Approved Suppliers List
- نموذج / إستبيان تقييم الموردين Suppliers Appraisal Questionnaire
- نموذج / المفاضلة بين الموردين Trade-offs Between Suppliers
- نموذج / تحليل العروض Proposals Analyses Form
- الفصل الأول : أهداف وصيانة وتحديث الدليل
الباب الثاني : نظام المستودعات